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Según Mark Joyner son sólo 3 nuestras fuentes de poder:

• Dinero,
• Energía, y
• Tiempo.

Sin embargo, sólo uno de estos recursos se va consumiendo inexorablemente y no hay forma de recuperarlo. Es por eso que decidí compartir 3 claves y 11 consejos para administrar mejor nuestro tiempo.

3 Claves y 11 consejos para ser eficientes con nuestro tiempo

Clave Número 1 - La Planificación

Es fundamental realizar un proceso de planificación de nuestras actividades. Esto nos permitirá:

• Organizar la jornada, antes de meterse en las actividades diarias.
• Seleccionar nuestras prioridades.
• Proponernos metas y objetivos.
• Dedicar el tiempo apropiado a cada actividad.
• Monitorear nuestras mejoras y detectar problemas.

Clave Número 2 - Las Distracciones

Son la razón principal de las pérdidas de tiempo. Nos impiden enfocar nuestra concentración en un tema específico, obligándonos a ir y volver con el tema en cuestión en nuestra mente volviéndonos muy ineficientes.
Debemos hacer todo lo posible por tomar conciencia de su existencia y minimizarlas.

Algunos ejemplos de distracciones clásicas:

• El correo electrónico.
• Nuestra mente (Cuando nos ponemos a pensar en otras cosas!!!).
• Mensajeros instantáneos como el messenger.
• La Radio.
• La Web (Navegamos por Sitios, Foros y Blogs en lugar de hacer lo que tenemos que hacer!).
• El Teléfono y el Celular.
• Gente ociosa que nos “visita”.
• Y otros.

Clave Número 3 - Saber Delegar

Si bien nuestro tiempo se agota. Como conjunto podemos ser más eficientes utilizando eficientemente los tiempos de los demás.
La delegación permite liberarse de tiempo para realizar tareas más prioritarias.
Al mismo tiempo, genera la posibilidad motivar y permitir el crecimiento en la persona a la cuál se le delegó la tarea. Ofreciéndole un mensaje de confianza y fomentando un verdadero trabajo en equipo.

11 Consejos para ser eficientes con nuestro tiempo

Consejo Número 1
Nuestra mente es uno de los distractores más difíciles de manejar.

Si usted es de tener “ideas geniales” cada 5 minutos, trate de no pasar de una idea genial a otra idea genial apenas se le ocurre. Apenas se le ocurrió algo, anótelo en un repositorio de “ideas geniales” para ser analizada y considerada posteriormente. Un cuadernito o una planilla excel pueden ser nuestro repositorio de “ideas geniales”.

Consejo Número 2
No cambie aleatoriamente de tarea en tarea ya que nunca terminará de hacer nada. Enfóquese en una tarea por vez, y no pase a la siguiente hasta terminarla.

Consejo Número 3
Empiece cada semana realizando una planificación semanal. Esto debería incluir:

• Revisión de Objetivos y Prioridades.
• Revisión de nuestro repositorio de “Ideas”.
• Logros que deseamos para la semana.

Consejo Número 4
Empiece cada día dedicándole 10 minutos a la planificación de la jornada. Esto debería incluir:

• Tareas a realizar durante el día.
• Racionalización aproximada del tiempo entre las tareas.
• Objetivos a lograr en el día.

Consejo Número 5
¡No confíe en su memoria!. Utilice herramientas de software para planificar. Utilice el que lo haga sentir cómodo.

Consejo Número 6
No es necesario leer el correo cada 2 minutos, ni salir corriendo para abrir el Outlook al momento que escuchamos el sonido de nuevo correo. Si esto es un problema para usted, quítele el sonido de nuevo correo en el menú de opciones.

Consejo Número 7
A menos que sea cuestión de vida o muerte, no es necesario dejar lo que estamos haciendo y salir corriendo ante la lectura de un nuevo correo. Anotelo en su repositorio de ideas y considérelo en la planificación del día siguiente.

Consejo Número 8
Si está realizando tareas complejas que requieren una intensa concentración, o está realmente corto de tiempo, considere:

• Apagar el celular
• Cerrar el messenger
• Apagar la radio.
• Pedir que no le pasen llamadas.

Nadie se va a ofender…se los aseguro.

Consejo Número 9
Tenga controlado el tiempo que utiliza para navegar por la web. Existe una falsa sensación de creer que se está utilizando el tiempo en forma eficiente cuando no es así.
Si detecta que tiene un verdadero problema con esto, existen herramientas de software que monitorean (y bloquean) el uso excesivo del navegador. ¡Utilícelas!

Consejo Número 10
Si gente “ociosa” le hace perder tiempo… Váyase!!!.
Busque una forma no ofensiva de comunicarlo. Utilice el lenguaje corporal (Pararse y/o Mirar el reloj funcionan bien.)
Frases como: “Te tengo que dejar” o “Tengo una reunión y no llego” también suelen ser útiles.

Consejo Número 11
Usted no está obligado a atender todas las llamadas telefónicas.
Utilice el Caller ID o Instruya a quien atiende el teléfono acerca de cuales llamados pasarle y cuáles no.

Este material forma parte del programa de capacitación de mi empresa y sinceramente espero que te ayude a gestionar tu recurso más escaso: “Tu Tiempo”.

Si querés ser eficiente en serio en el manejo de tu tiempo, te recomiendo un libro que no puede faltar en tu biblioteca. Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey. Compralo ya mismo en Tematika haciendo Click Aquí

¡Por el éxito en tus proyectos!
Diego.

Esta entrada fue escrita el Martes, Marzo 18th, 2008 a las 10:37 pm y fue archivada dentro de Desarrollo Personal, Negocios y Empresa. Usted puede monitorear las respuestas a esta entrada a través del feed RSS 2.0. Usted puede dejar una respuesta, o hacer un trackback desde su propio sitio.